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圖&文／張洳瑄 Angela Chang

一項專案往往涵蓋預測、計劃、調整及核算等管理方式，確保能在批准的成本預算內順利完成，是實現成功專案管理的不二法門，而專案成本管理作為其中不可或缺的一環，也在此刻發揮其重要性。

面對錯綜複雜且充滿變動性的專案成本管理，讓我們需要一個更高效的應對方法，因此在這篇文章中，將深入探討其方方面面，從細節解析它所帶來的各種優勢，以及為何 monday.com 將是您在專案成本管理的最佳工具選擇。

什麼是專案成本管理？

在迎接每項專案的挑戰時，有效地掌握與管理成本是在競爭激烈的市場中脫穎而出之關鍵。為了確保專案高效運作且井然有序，專案成本管理通常包含七個原則：

1.制定預算

制定明確的預算是開始任何專案之前的首要步驟，需要周全地考慮所有可能的成本，涵蓋人事、材料、設備等。

2.監控成本

透過適當的軟體，不僅能實現即時瞭解成本使用狀況並進行監管，還能即時發現潛在的超支因素並做出調整，使項目在預算範圍內保持穩健的狀態。

3.評估風險

在專案的執行過程中，時常伴隨無法預料的風險和挑戰，透過提前評估風險、預測可能的問題與制定應對計劃，確保不會因此超出專案的成本預算。

4.成本效益分析

明智的決策往往源於充分的成本效益分析、洞察專案是否符合預算與滿足目標需求。此外，成本效益分析將全方位比較不同方案之間的成本和收益，從而提高效率並降低營運成本。

5.監測實際成本

執行專案初期所制定的預算及規劃，可能無法完全地概括所有變動與突發情況。因此，在專案執行期間，透過持續且審慎監測實際成本，能迅速發現成本超支的項目，以便採取即時調整，讓預算和計劃始終與實際情形保持一致。

解析專案成本管理的五大面向

按時完成工作事項

您將無需再擔心專案無法如期交付！透過制定專案成本管理計畫，確保合適的人員、設備與預算皆按時到位，更將準時完成任務成為輕而易舉的事。

為突發情況預先做足準備

在執行專案過程中的變數無可避免，如變更需求、供應鏈問題等。然而，運用適當的專案成本管理應對計劃，就不會讓人無所適從。

節省時間和金錢

藉由縝密且高效的專案成本管理，不僅讓專案經理更快速地應對問題、靈活調整專案範疇，還能為組織節省不少開支。這將為您的事業描繪出一條省錢和省時的捷徑，從而加速達成公司目標。

即時追蹤數據

成員能即時瞭解、追蹤成本的分配情況，還可以即時檢視富含價值的分析數據。

針對管理層而言，他們能夠由此預測可能的延遲時程問題，運用即時的可視化數據以分配資源、總攬全局，確保專案行駛於正確的軌道上，從而做出明確而有力的決策。

營造數位化的工作環境

專案成本管理為組織提供精準且有力的財務掌控，使其能夠在不確定的環境中有效規劃、執行和監控項目。透過結合預算控制、成本效益分析和風險評估等策略，使專案流程得以順利進行。

因此，這不僅僅是一個有效的專案管理方式，更是一個全面而有力的管理框架，同時讓每位成員皆能充分發揮潛力，提高整體工作效率。

如何運用 monday.com 進行專案成本管理?

monday.com 提供各種可視化工具，幫助您順暢地進行專案成本管理：

  • 儀表板

展示專案完成度、團隊成員的工作負荷與追蹤項目的截止日期，在一個畫面即能獲取跨多項專案的重要資訊 ，也為決策者提供實時數據。

  • 時間軸

以直觀的方式一目了然專案時程，並透過 monday 獨有的基準線功能，快速追蹤預計和實際完成時間之間的差異。

  • 自動化工作流程

透過公式欄位計算預算的使用率，同時利用自動化功能發送預算超支的提醒，確保您時刻瞭解專案成本使用狀況。

  • 工作負荷和團隊規劃

視覺化呈現與管理團隊成員的工作負荷量，輕鬆指派人力與時程。

  • 專案行事曆

聚集團隊成員資訊、日程安排等，有助於管理層利用有限的資源達成效用最大化，運作事半功倍，達到高效、靈活且可持續發展的企業管理目標。

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