「 Dropbox Sign 雲端簽章服務可讓客戶用最簡便的方式回簽報價單，快速促成業務訂單，並具有台灣電子簽章的法律效力，加上 Dropbox 具備大量空間與調閱迅速的特性，也有助於後續稽核及管理。 」
雲端服務公司 Epic Cloud 聚上雲展現採用 Dropbox Sign 加速報價單回執效率，強化業務服務能量，讓成交效率成長 5 倍！
原本的營運挑戰
聚上雲為雲端服務供應商，主要提供商務雲端服務與雲端平台整合等服務，過往採紙本簽核的流程時，都是向客戶提供報價單電子檔，再由客戶自行印出、簽名或用印之後寄回，或是掃描、拍照成數位檔案後寄送回總部，才能完成一筆訂單交易，處理時間相當冗長，倘若客戶在討論中提出新的需求，還必須重新製作報價單並重新跑流程，等待過程中形成時間成本，也磨耗業務團隊的工作品質與成交效率。
既有業務簽核需紙本作業，流程複雜且費時
「過往採用紙本簽核的流程，文件往來總是會花費大量的時間在處理或等待，這些時間成本降低了業務服務的效率，也會讓營運的品質大打折扣。」 聚上雲副總經理朱驛清表示，每個報價過程花太多時間處理，代表著業務處理訂單的效率降低，也會直接影響到業績營收。設法尋求更有效率的方法來提升營收，是企業營運必須努力的目標。
除了處理時間過於冗長，採用紙本的簽核方式在實務上也經常發生各種插曲，需花費更多時間處理。朱驛清指出，用電子郵件將電子報價單寄出並委由客戶印出、簽核時，偶爾會發生印刷品質不佳而模糊不清的情況，例如有客戶採用熱感紙式的印表機列印單據，回簽單據上的 6 與 8 都難以識別。為避免法務糾紛，只能重新請客戶再處理一次，不僅花費時間，也會造成客戶的困擾。
「在台灣，許多製造業的中小企業可能沒有適合的印表機；同時，我們也有客戶是高科技電子產業的研發部門，為求管制機敏資料也沒有設置印表機。雖說這些問題都能找到解決之道，但繞了一大圈還是會花掉很多時間，且這對我們聚上雲的客戶服務也會有影響。」
在客戶端採用紙本簽核可能造成不便外，內部管理上也可能增加額外的成本。畢竟由紙本簽核回來的報價單等文件都必須妥善收存，在紙本文件的儲存與管理上也都是成本，長期累積下來不容小覷。
電子簽章解決方案 ─ Dropbox Sign 易於使用、具有法律約束力
Dropbox Sign 解決方案
本身擅長提供多項企業級雲端服務 （SaaS）與數位整合技術的聚上雲，針對相關服務深度評估，最後決定採用 Dropbox Sign 雲端簽章服務來改善既有的紙本簽核流程。於 2022 年 5 月正式啟用、導入 Dropbox Sign 雲端簽章服務，團隊花了約1、2 個月習慣後，目前在業務面的訂單流程已經全部採用 Dropbox Sign 來加速作業。
朱驛清評估 Dropbox Sign 雲端簽章服務所考量的面向，主要包含了功能與法規層面。功能的部分，Dropbox Sign 的操作流程能與既有業務流程結合，也能減輕業務人員向客戶說明的負擔。當簽核完畢的電子文件歸檔時，Dropbox Sign 也能提供充裕的儲存空間來安置這些數位檔案，同時提供如 Dropbox 在線上儲存的檢閱服務，後續調閱資料也能更加便捷。
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在法規的部分，Dropbox Sign 完全符合台灣電子簽章法的規範，客戶與聚上雲的雲端簽章均能受到法律的保障，同時符合聚上雲法務、稽核與會計等團隊所需的認證。功能與法規兩大層面都滿足，讓聚上雲選擇將業務合約的訂單轉型至雲端簽章。
Dropbox Sign 帶來的具體效益
訂單處理效率快 5 倍
聚上雲採用 Dropbox Sign 雲端簽章來輔助業務訂單，過往等待與處理的時間大幅縮短。原本的電子檔搭配印出的紙本簽核方式，每位業務單週只能處理約 5~10 筆訂單，採用 Dropbox Sign 之後 1 天就能處理 5 張訂單，效率至少增加了 5 倍。
「以往將報價單 E-Mail 給客戶後會需要業務另外電話追蹤，過程約需 2~3 天。採用 Dropbox Sign 雲端簽章最快僅需 10 分鐘就能收到客戶的簽署，完成訂單的效率大幅增加。」朱驛清補充說道：「有時候客戶看到報價單有疑慮，也能配合業務直接在線上討論。針對需求直接修改後，客戶當下確認即可在線上直接簽核，完成後業務也能迅速結案，協助更多客戶詢價或諮詢。」
省下至少 40% 的作業時間
簡化業務處理流程，省下至少40%的作業時間！聚上雲導入 Dropbox Sign 雲端簽章後，也將原本多種的合約傳送方式統一改由 Dropbox Sign 雲端簽章平台傳送，客戶也可以至平台上直接簽核，聚上雲在後續歸檔與文件儲存也都能在相同的平台上處理，大幅簡化原本業務後段的文件歸檔與簽署流程，內部作業也因此省下了 40% 的時間。
Dropbox Sign 後續歸檔採用 Dropbox 的雲端儲存空間，每份數位簽章都能獲得妥善保管，也不用費心紙本文件的保存，後續聚上雲的會計或稽核人員也都能在雲端平台上統一處理，像是查詢特定客戶的過往紀錄、找出客戶端簽核的人員或簽章的時間，這些細節資訊都能迅速取得，非常方便。
輔助業績增加 50%
更快因應客戶需求，服務品質提升，輔助業績增加 50%！透過 Dropbox Sign 雲端簽章平台的輔助，過往要為客戶設法解決紙本問題的情況迎刃而解，業務能將工作聚焦在相關雲端產品的介紹與問題排解等，提升業務的工作價值。加上流程簡化加快客戶成交的節奏，也讓業務們能在相同時間內服務更多客戶，更好的品質與更快的流程，讓聚上雲後續的業績增加了近 50%。
朱驛清認為，透過 Dropbox Sign 提升聚上雲的業務能量與品質，也有助於讓客戶對聚上雲的服務感到滿意，未來要向客戶推廣其他聚上雲的雲端服務時，也將有助於潛在市場的開放。
朱驛清表示，已從業務訂單的部分驗證了 Dropbox Sign 的功能與效益，接下來聚上雲在內部流程的簽核，例如人資、採購等作業，也將試著把有對外簽核的部分與 Dropbox Sign 整合，運用 Dropbox Sign 便捷可靠的雲端平台簡化內部流程，幫助聚上雲再次數位轉型，由內而外提升服務競爭力。
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