文／蔡錦萱 Amy Tsai
眾多企業已開始思考並積極籌備遠端辦公模式，許多企業也開始開放員工居家上班。當今另一項顯著的浪潮，則是數位轉型，無論是將資料整合到雲端，還是運用專案管理協作工具（例如 Asana），皆已成為未來企業與個人不可或缺的重要路徑。透過數位轉型和專案管理工具，企業能更輕鬆地進行管理，同時也能提升工作效率。然而，這些工具該如何部署，才能發揮最大效益呢？
3 個步驟巧妙整合 Asana 與 Dropbox
1. 整合 Asana 與 Dropbox（需具備 Dropbox 帳號）
步驟如下：
- 開啟 Asana 專案頁面
- 在左上角點擊「自訂」，然後新增一個新的「應用程式」
- 滾動頁面至「Dropbox」，然後點擊新增安裝應用程式
- 頁面左方點擊加入專案
- 登入以連線至您的 Dropbox 帳號，完成整合設定
2. 設定自動化規則，使附件自動上傳至特定的 Dropbox 資料夾
步驟如下：
- 前往 Asana 專案頁面
- 點擊右上角的「自訂」，然後選擇「自動化規則」
- 設定觸發因素(例如 : 當前狀態為完成且有附加檔案時觸發因素)
- 設定執行動作，將任務中的檔案自動上傳至特定的 Dropbox 資料夾
- 輸入您目標資料夾的 URL
- 當任務狀態設定為完成時，自動化規則便會觸發，將檔案自動上傳至指定的 Dropbox 資料夾中
3. 將檔案自動分類至相對應的 Dropbox 資料夾
在自動化規則成功將檔案新增到特定的 Dropbox 資料夾之後，您可以藉由 Dropbox 的自動化功能進一步根據關鍵字將檔案移動到適當的子資料夾中
步驟如下：
- 進入 Dropbox 帳號後，點擊左側的「新增」，選擇「自動化資料夾」
- 為資料夾命名，並選取自動化作業選項
- 選取「新增至資料夾的檔案會根據類別整理」
- 選取存放 Asana 檔案的資料夾
- 建立篩選條件，並利用關鍵字將所有交集檔案自動化移動至選定的資料夾
- 設定存放 Asana 檔案的資料夾 Designs – Asana Integration，關鍵字設為 “Smoothie”，此時所有檔案名中包含關鍵字“smoothie”的檔案會被自動移動至 Smoothies 的資料夾中
