做報告從 2 小時變 10 分鐘,專案軟體工具「Asana」讓亨泰光學做到了!
亨泰光學為亞洲第一大隱形眼鏡客製化製造廠,提供個人化訂製軟式與硬式的隱形眼鏡大廠,從兒童近視控制的角膜塑片,成人近視、散光、老花、遠視以及不規則角膜的鏡片,再到具功能性濾藍光與運動機能鏡片,打造一系列為視覺而生的產品,系統化解決人們遇到的視力問題,進而設計出全方位的功能性產品。
為提高公司產品的創新與品質,亨泰光學的研發中心橫跨歐、美、亞,並與國內外多所學校進行鏡片與材料製程相關的產學合作。大家肯定多少好奇,在如此多元、跨文化的團隊中,每位成員都來自不同的背景與文化,以及擁有不同的產業經驗,究竟要如何將跨國成員有效整合,並為公司帶來亮眼的產值呢?
如同多數大規模的團隊,亨泰光學在初始的內部溝通摸索期,也有一些磨合的經驗,團隊協作的過程中,難免衍生溝通成本。另外一方面,隨著組織逐漸擴大,原有的工作流程也漸漸不適用,促使亨泰光學的團隊開始尋找合適且經濟的解決方案。對亨泰光學而言,這個解決方案就是全球極受歡迎的專案軟體工具 —— 「Asana」。在使用 Asana 前,亨泰光學的協作流程為何?Asana 又是如何帶給亨泰光學顯著的效益呢?
在使用 Asana 前,亨泰光學遇到的 3 大問題:
- 內部的聯繫只依靠通訊軟體,出現訊息難以尋找,以及檔案逾期無法下載的問題。
- 隨著組織規模擴大,便開始無法依靠 excel 追蹤所有專案進度及需求。且會有格式過亂、不統一、資訊不對等、找尋不易的問題。
- 遠端工作漸成趨勢,上級無法確保每位成員的工作進度都在軌道上,缺乏能及時追蹤進度的管理工具。
Asana 為亨泰光學帶來的 4 大效益:
- 利用 Asana 的「評論」功能,進行每項任務的詳細溝通,且可針對分別任務上傳所需檔案,且沒有時效性。
- 每週需要的會議報告可利用時間軸圖式完整呈現,無須再花時間另外製作。
- Asana 的專案呈現非常完整且直觀,主管可自行在頁面中即時確認專案的進度,減少許多重複溝通的時間。
- 任務範本的功能,可統一專案內的任務格式,立即解決原先內容過亂、資訊不易找尋的瓶頸。
亨泰光學內部團隊開始使用 Asana 後,整體的專案時程不僅簡化了,甚至在報告準備上,更從原本的 2 小時縮短為 10 分鐘。這項實質的成效,更讓亨泰光學團隊對於 Asana 的信賴大幅提升,這也是為何有越來越多企業在選擇專案軟體工具時,將 Asana 列為第一選擇。
✦ 延伸閱讀|專案管理工具怎麼挑?5 大推薦要點,帶你選對工具、節省執行成本!
專精於企業級 SaaS 應用服務的 Epic Cloud 聚上雲,是 Asana 官方指定的台灣代理商,可為企業組織提供完整的 Asana 導入和顧問服務。聚上雲是幫助亨泰光學快速上手 Asana 的主要助力之一,另提供客製化環境建置和專案規畫建議,讓亨泰光學的團隊同時節省了內、外部的工作流程。
想體驗如何使用 Asana 強化團隊協作、減少複雜流程、有效管理專案進度嗎?Asana 是全球首屈一指的專案管理工具,讓團隊成員人人升級神隊友!立即申請【 免費試用 】,填寫表單將有專人立即與您聯繫。